Per gestire qualsiasi attività, azienda o parti di azienda è necessario avere il controllo.
Per avere il controllo è fondamentale aver le informazioni e sopratutto averle subito.
Uno strumento indispensabile per gestire meglio il tuo Club è il Software Gestionale.
Un buon software ti aumenta l’efficienza ma se usato bene anche il fatturato.
Ho visto tanti software in questi anni, addirittura una volta ne creai uno con un programmatore per cui mi posso permettere di dire che ho speso tanta energia per trovare la soluzione migliore per gestire meglio sia i mie Club che quelli dei miei Clienti.
Non intendo quei gestionali che vengono utilizzati soltanto con il tornello per bloccare chi è in scadenza, tra le altre cose sono molto contrario al semaforo rosso, è una cosa che i Club di un certo spessore comunicativo dovrebbero abbandonare.
Il cliente oggi più che mai va motivato a rinnovare anziché essere picchettato.
Inoltre i contratti si rinnovano qualche tempo prima della scadenza.
So che stai pensando che ci sono dei clienti un po’ ( per essere buoni) parsimoniosi, a volte capita anche qualche cliente che cerca di approfittare del fatto che siamo distratti per allenarsi qualche giorno in più con l’abbonamento scaduto e via dicendo.
Va bene… capisco il tuo punto di vista ma ti prego non mettere Allarmi o Vocine che comunicano a tutto il paese che tizio è scaduto.
Non credo che sia funzionale se vuoi continuare ad alzare la serranda.
Spesso comunque il tornello serve da deterrente e questo tipo di clientela si adatta al controllo e smette.

Detto ciò andiamo a vedere le caratteristiche del software che io uso e consiglio (dopo averne provati tanti).

Nome azienda Edilab sito www.edilab.it
Informazioni generali del Software:

Che cosa c’è alla base della vostra attività? L’interrelazione con il socio, in tutte le forme che contribuiscono a creare e consolidare il rapporto con il vostro centro.
Partendo da tale considerazione, GSP ha l’obiettivo di supportarvi nel raggiungimento dei seguenti obiettivi:
· seguirvi nei vari momenti della vostra operatività, al fine di sviluppare il vostro business in maniera coerente e progressiva;
· permettervi di tracciare l’andamento dei vari comparti, primo fra tutti di quello commerciale;
· fornire alla direzione i necessari strumenti di report e analisi, affinchè possa monitorare l’efficacia delle scelte strategiche e l’efficienza delle risorse.
Moduli

Da dove cominciamo? Dagli INGRESSI, ovviamente! Possiamo tracciare la presenza dei soci presso il centro tramite TAG di prossimità, badge a banda magnetica o tessere con il codice a barre attivando varchi e tornelli di qualsiasi tipologia e marca.
E dopo l’identificazione del socio?
Informazioni anagrafiche e varie – per memorizzare tutti i recapiti del Socio (cellulare per invio di SMS e/o e-mail), i dati relativi al certificato medico, alla tessera, ad eventuali assicurazioni, all’Ente di promozione sportiva, etc..

Gestione contratti – è il cuore del sistema e permette di gestire i rapporti contrattuali esistenti con ogni singolo socio: decorrenza, durata, carnet a ingressi, scadenze e pagamenti, sospensioni, annullamenti e trasferimenti, regole per l’ingresso (giorni validi, fasce orarie, n.ro di ingressi a settimana, Soci accompagnati, etc.), gestione delle integrazioni, dei rinnovi e delle politiche di sconto, stampa dei contratti e delle ricevute di avvenuto pagamento.
Attività commerciale – orientato ad una gestione continua e sistematica dei rapporti con il Socio, è il modulo che più di altri caratterizza GSP; permette di pianificare e tracciare contatti e appuntamenti, in base all’iniziativa del personale commerciale e, in automatico, a situazioni contingenti che interessano particolari Soci o gruppi di essi (contratti in scadenza, promozioni, pagamenti arretrati, iniziative pubblicitarie, etc.). Rappresenta il motore dell’attività commerciale – sia per la fase di sviluppo, sia per la fidelizzazione – e fornisce al management tutte le indicazioni utili a valutare l’efficacia delle singole azioni intraprese e l’andamento complessivo del centro.

Prima nota – strutturata in base a movimenti registrati in dare/avere, permette di tracciare con precisione tutto ciò che riguarda il fatturato e l’incassato. La flessibilità delle tabelle di base (causali, modalità di pagamento, etc.) permette di gestire un ampio numero di casi concreti (inclusi l’annullamento del fatturato e l’eventuale reso).

Plan Attività – permette di rappresentare il “palinsesto” delle attività che si svolgono in palestra e di gestire in modo efficace quelle a prenotazione obbligatoria (spinning, acquagym, etc.), ad iscrizione (scuole di nuoto, balli, arti marziali, etc.) e a partecipazione libera (sala attrezzi, etc.).

Incontri pianificati – per la gestione dell’agenda del “medico” e delle altre figure professionali che forniscono ai Soci servizi aggiuntivi (dietologo, estetica, solarium, etc.).

Funzionalità avanzate

Gestione utenti – permette di creare il profilo di ogni utente che utilizzerà GSP; per ogni singolo modulo, assegna la possibilità di visualizzare, inserire, modificare, eliminare, stampare i dati. In tal modo è possibile creare profili-utente in linea con i ruoli e le responsabilità proprie del management aziendale e di ogni collaboratore.
Analisi – modulo al servizio della direzione, orientato alle interrogazioni degli archivi; dispone di finestre specifiche, tramite le quali analizzare i dati relativi al fatturato, all’incassato, ai crediti da incassare, all’andamento dell’attività commerciale (contatti, appuntamenti e fidelity card), all’andamento degli ingressi.

Statistiche – propone ulteriori strumenti di analisi dell’attività commerciale, al fine di fornire tutti gli elementi necessari ad una corretta e consapevole valutazione dell’andamento complessivo del centro e dell’attività svolta da ogni singolo collaboratore (fra l’altro, efficacia nella gestione di tour, lezioni prova e verifiche periodiche, medie contratto, analisi del fatturato per gruppi di prodotti, % di rinnovi, etc.).

Log attività – riteniamo utile tracciare tutti gli accessi degli utenti al sistema, in modo da fornire alla direzione informazioni relative all’utilizzo di GSP da parte di tutti gli utenti abilitati.

Pianificazioni automatiche – GSP si fa parte attiva nell’identificare rapporti e situazioni relative a singoli Soci, che richiedono l’attenzione del personale; tramite questo modulo vengono creati specifici “contatti”, che il collaboratore incaricato troverà fra le attività giornaliere da compiere (ad esempio, contattare tutti i Soci con un contratto in scadenza fra 60 giorni, al fine di proporre il rinnovo anticipato, oppure coloro che non frequentano da più di 20 giorni, o coloro che festeggiano il compleanno).

Gestione delle raccolte punti – GSP segue il Socio nella sua attività presso il centro, evidenziando le varie situazioni che concorrono alla raccolta di punti (acquisto di un determinato prodotto, numero di ingressi, partecipazione a specifici eventi, verificarsi di particolari circostanze); il Socio potrà, quindi, utilizzare il suo saldo punti per ottenere i premi previsti dal programma “fedeltà” in corso di svolgimento.

Registrazione presenze in sala attrezzi – è possibile tracciare la presenza del Socio in una determinata sala del centro, al fine di verificare le abitudini di allenamento; questa funzionalità è al servizio sia degli istruttori (verifica dei progressi, cambio scheda, etc.), sia del personale commerciale (alimenta anch’essa la raccolta punti).

Controlli

Regolarità all’ingresso – la registrazione all’ingresso – effettuata manualmente o mediante la lettura della tessera – permette a GSP di verificare se il Socio:
· ha una tessera valida e assegnata regolarmente;
· ha il certificato medico valido;
· ha un contratto in corso di validità;
· entra al momento giusto (giorni, fasce orarie e numero di ingressi a settimana);
· ha “ingressi” residui (per i contratti a numero di prestazioni);
· ha pagamenti scaduti da effettuare (importo e data prevista);
· ha prenotato la partecipazione ad una determinata lezione;
· ha ulteriori attività pianificate (personal trainer, visita medica, verifica periodica con un istruttore, etc.);
· … festeggia proprio quel giorno il suo compleanno!

Pagamenti in scadenza – a prescindere dall’ingresso dei Soci, GSP vi fa tenere sotto controllo i pagamenti in scadenza/scaduti, al fine di prevedere e monitorare i flussi di cassa e, quando necessario, organizzare una efficace attività di recupero crediti.
Contratti a numero di prestazioni – è l’insieme delle funzionalità e dei controlli necessari a gestire attività come l’acquagym o lo spinning, per le quali tipo di contratto, prenotazione della lezione e numero di ingressi interagiscono in modo determinante.
Attività degli assistenti alla clientela – se il personale commerciale rappresenta la “forza motrice” del vostro centro, è fondamentale disporre di report che permettano di valutarne l’attività svolta, in termini di efficacia ed efficienza. Tramite una serie di analisi numeriche, vi sarà possibile assegnare obiettivi quantitativi e qualitativi complessivi e individuali, al fine di confrontarli con i risultati effettivi e con l’andamento complessivo del vostro business.

Altre caratteristiche hardware e versioni disponibili li puoi vedere dal sito ed eventualmente richiedere alla stessa azienda.

Nome del Software GSP e questo il link dedicato GSP
Come avrai notato con un software del genere nulla è lasciato al caso ed è possibile realmente avere il controllo fondamentale per far crescere il proprio Club “piccolo” o “grande” che sia.

Non dimenticare che per vincere nel business bisogna essere dei sognatori ma anche avere il controllo dei numeri e dei clienti.
Un buon software è lo strumento che ti consente di avere informazioni in un attimo ed eventualmente attuare modifiche strategiche.

“Analizza i fatti e parla con i dati”.
Ishikawa Kaoru (guru della qualità)

Buon Vita.