QuadrantiImportanzaUrgenza 2

Il tempo è denaro!

Quanto è vera questa frase, il tempo è un bene prezioso ed è limitato, se riusciamo a gestirlo bene non solo ne avremo più a disposizione per la nostra vita personale ma sicuramente avremo la possibilità di guadagnare di più.
A te che leggi questo articolo, ti invito a fermare il tran tran quotidiano per qualche minuto al giorno, meglio se allo stesso orario, e riportare su carta la lista delle attività della giornata distinguendole tra importanti (quelle che rappresentano un investimento per la nostra crescita e per il nostro futuro) e quelle urgenti (quelle che non puoi rimandare).
Distinguere tra urgente e importante è una questione essenziale. Come Stephen Covey spiega molto bene nel suo libro “Le 7 Regole per Avere Successo” (che ti consiglio di leggere se non l’hai ancora fatto), la sfida non è quella di gestire il tempo, bensì gestire noi stessi imparando ad organizzarsi ed agire in base alle priorità.
Prendi un foglio, disegna un quadrato e dividilo in quattro parti.
Il primo quadrante lo chiameremo URGENTE/IMPORTANTE e ci riporterai quelle attività che richiedono la tua attenzione immediata. Si tratta di attività importanti non pianificate con anticipo che sono ormai diventate urgenti. Si tratta di scadenze, riunioni non rimandabili, telefonate, problemi urgenti, progetti in scadenza, incontri. Queste attività ti provocano stress, stanchezza, scarsa qualità e fanno diventare urgenti altri compiti importanti che avresti fatto successivamente Ti fanno vivere una vita da pompiere: sempre impegnati nello spegnimento del fuoco!

II secondo quadrante lo chiameremo IMPORTANTE e ci riporterai le attività che abbiamo in programma a lungo termine, nelle quali abbiamo investito in ascolto e nei nostri rapporti con gli altri, che ci permette di aumentare le nostre capacità ed i risultati. Pensa a tutte quelle azioni che puoi fare per migliorare in modo significativo la tua vita. Questo è il quadrante della crescita personale sotto diverse dimensioni.
Il terzo quadrante lo chiameremo URGENTE e ci riporterai le attività-inganno. Qui potresti passarci la maggior parte del tempo (a volte ritenendo erroneamente che si tratti di attività del Quadrante I), sono di solito le attività che servono per rispondere alle priorità e le aspettative degli altri. Qui ci sono le chiamate, interruzioni, riunioni, e-mail, relazioni,…Prova a pensare: sei presissimo nel fare qualcosa di importante e squilla il telefono. COsa fai? Ti precipi a rispondere? Se la risposta è “sì” hai qualcosa su cui riflettere
§ Il quarto quadrante lo chiameremo NON URGENTE/NON IMPORTANTE e ci riporterai tutte le forme di spreco di tempo: cazzeggiare, fare gossip, parlare di calcio, pause caffè, chattare su facebook, …
Per organizzare al meglio il tuo tempo prendi la tua agenda settimanale ed inserisci le attività mappate con la seguente precedenza
Urgente /Importante
Importante

Urgente
Non Urgente e Non Importante.
le ultime due, con un po’ di pratica e di allenamento, dovranno via via sparire dalla tua agenda. Per poter dire di “sì” ad attività importanti (urgenti e non) dobbiamo imparare a  dire “no” a noi stessi e agli altri.
A questo punto prenditi l’impegno al mattino di:
definire quelle due-tre-max quattro attività importanti alle quali dedicarti, almeno una delle quali del quadrante II.
delegare le attività meno importanti (attività del quadrante III)
cambiare qualche vecchia routine che ti fa sprecare del tempo (attività del quadrante IV)
A metà giornata fai un punto e definisci come procedere per il resto della giornata.
“La gente comune pensa soltanto a passare il tempo, chi ha un po’ d’ingegno a utilizzarlo.” 

Arthur Schopenhauer

Buona Vita